Office Manager

Home » Office Manager
Office Manager2019-06-26T13:30:11+00:00

Heb jij ruime ervaring als officemanager? En heb je zin om jouw kwaliteiten optimaal te benutten in een werkomgeving die uitstekend bij je past? Iemand die sterk in zijn of haar schoenen staat, nauwkeurig en vlot werkt, zowel in teamverband als zelfstandig.

Als office Manager ben je het centrale aanspreekpunt binnen onze dynamische organisatie. Je beschikt over allround kwaliteiten waardoor je met gemak een divers takenpakket op je kunt nemen. Naast secretariële taken organiseer jij net zo makkelijk een event voor onze klanten. Jouw takenpakket kan variëren van het monitoren van de orderstroom tot aan het onderhandelen met leveranciers, maar ook het ondersteunen dan wel regelen van de personeelsafdeling is een taak.

Werkzaamheden:

  • Effectief beheren van de agenda van de directeur, waarin je soms het onmogelijke mogelijk moet maken;
  • Ontvangst van zakenrelatie’s;
  • Je regelt facilitaire zaken, denk aan de inkoop van kantoorartikelen tot het biologische fruit en de groene thee. 
  • Ook bewaak je de contracten van crediteuren en beheer je de debiteuren;  
  • Je regelt facilitaire zaken, denk aan de inkoop van kantoorartikelen tot het biologische fruit en de groene thee. 
  • Je fungeert als intern aanspreekpunt ten aanzien van werkinhoudelijke, organisatorische en relatiebeheerzaken;
  • Zorgdragen voor administratieve processen van verschillende afdelingen zoals het opstellen van arbeidsovereenkomsten, coördineren van sollicitatieprocedures, actueel houden van personeelsdossiers en bijhouden van de verlofregistratie;
  • Signaleert ontwikkelingen en knelpunten ten aanzien van werkinhoudelijke vraagstukken en vertaalt deze in voorstellen voor verbetering;
  • Adviseert gevraagd en ongevraagd met betrekking tot secretariële en organisatorische aangelegenheden;
  • Zet acties uit bij de ontwikkeling en uitvoering van specifieke activiteiten, bewaakt de voortgang en planning en onderhoudt de hiermee samenhangende contacten met in- en externe relaties;
  • Signaleert afwijkingen/knelpunten in de operationele gang van zaken en logistieke processen, zorgt dat deze worden opgelost en doet indien nodig verbetervoorstellen;
  • Verwerken van de financiële administratie (declaraties, borgstellingen);
  • Implementeert verbeteringen/gewijzigde werkprocessen;
  • Je bent de rechterhand van de directeur.

Kwalificaties en vaardigheden:

  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • HBO Werk en denkniveau;
  • Minimaal 5-7 jaar relevante werkervaring;
  • Aantoonbare ervaring binnen het secretariële vakgebied;
  • Talent om meerdere ballen tegelijk hoog te houden;
  • Stressbestendig;
  • Flexibel, snel kunnen schakelen;

Interesse?

Zie jij jezelf al werken in ons leuke en hechte team? Stuur dan je CV en motivatie naar info@refhair.nl o.v.v. ‘Office Manager’.